Com o advento do Sistema Público e Escrituração
Digital – Sped e da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os velhos formulários em
papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo antigo
da Nota Fiscal, conhecido como 1 e 1A, precisava ser armazenado em caixas,
armários ou fichários. Já o novo documento veio para otimizar o processo de
organização, guarda e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que facilita a
recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que antes ocupava espaços
físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador.
Contudo, o que veio para simplificar a vida dos
contribuintes, ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais questões
que interferem em uma boa implantação da Nota Fiscal Eletrônica, criada em 2005
e válida em todos os Estados brasileiros, são: a falta de entendimento da
legislação em vigor, que sofre alterações constantes, e a ausência da
identificação da complexidade do assunto.
Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal do meio
físico para o digital não mudou em nada a necessidade de armazenar, de forma
segura, o documento, conforme a legislação vigente. Entretanto, muitos empresários
ainda ignoram que a Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada
obrigatoriamente, com segurança, pelo período de cinco anos. Além disso, vários
acabam guardando apenas as NF-es emitidas, se esquecendo que a legislação
obriga o armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus
fornecedores.
Outros, acostumados com a antiga nota em papel,
ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica – Danfe. Como o próprio nome diz, o Danfe é um documento auxiliar. O
único documento com validade fiscal é o XML. É por meio dele que o governo tem
como saber, em tempo real, todos os detalhes do negócio. Precisamos mudar o
hábito de guardar o papel e temos que nos acostumar a armazenar o arquivo
digital. Além de guardar as Notas por cinco anos, é aconselhável sempre
verificar se o arquivo gerado é válido, já que, pelo conceito da NF-e, a
validade do documento fiscal só é assegurada por meio da assinatura digital, Tecnologia que
garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos. Se a assinatura
eletrônica não for válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver
autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e, com
certeza, sofrerá consequências.
Para o armazenamento das notas, muitas empresas,
principalmente as de pequeno porte, utilizam o software gratuito
disponibilizado pelo governo. Porém, esse procedimento não é adequado, uma vez
que essa ferramenta não dispõe de nenhum recurso seguro. É a velha história do
barato que sai caro. Dessa forma, é aconselhável e recomendável fazer um Investimento financeiro.
Com certeza, o valor desse Investimento será recompensado pela
segurança desejada. A perda de um arquivo digital da Secretaria Estadual da
Fazenda – Sefaz equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal
antiga. Portanto, todo cuidado é pouco!
Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para
evitar problemas com o Fisco.
Fonte:
Classe Contábil
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