As
exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ainda são motivo
de dor de cabeça para muitas empresas. No início, a dificuldade era saber quais
as empresas que deveriam se ajustar ao novo sistema e quais os prazos para
evitar multas. Agora que os envolvidos já estão cientes da nova legislação
fiscal, o estresse fica por conta do envio das informações. Quem tem a
obrigação de gerar os arquivos e enviar para o fisco?
Com certeza, a obrigação é da empresa. Afinal, se as
informações não estiverem corretas ou não forem entregues no prazo será a
empresa que sofrerá as sanções. Para cumprir com esta obrigação fiscal
corretamente é necessário contar com o auxílio da assessoria fiscal que para a
grande maioria das empresas é o seu contador, e dos responsáveis pelo
desenvolvimento dos sistemas de gestão das empresas.
As empresas de maior porte, que possuem sistemas de
gestão integrados com abrangência fiscal e área fiscal interna, a solução tende
a estar melhor encaminhada, pois as informações são de domínio da equipe
interna. Entretanto, a maioria das empresas opera com sistemas não integrados e
assessoria fiscal externa, geralmente em um escritório de contabilidade. E é
nessa hora que surgem as divergências.
As softwares houses, geralmente, oferecem sistemas que
controlam as operações de compra, venda, estoque e financeiro, mas não geram os
arquivos em formato SPED. As contabilidades, por sua vez, em sua grande maioria
possuem sistemas fiscais que geram os arquivos para oSPED, mas não possuem
todas as informações necessárias ao SPED. E o pior, mesmo que as softwares
houses desenvolvam uma funcionalidade para gerar os arquivos em formato SPED,
não conseguirão gerar o SPED de forma completa, pois há informações que são
geradas no sistema fiscal da contabilidade. Ou seja, cria-se um impasse. A
empresa cobra o contador, que não tem obrigação nem todos os dados, mas possui
um sistema fiscal que gera SPED. O contador cobra a software house, que tem o
restante dos dados, mas não pode entregar as informações para o fisco, porque
precisa do fechamento fiscal feito pelo contador.
Para resolver essa ciranda, é conveniente dividir as
atividades de acordo com os conhecimentos de cada um e, o principal, trabalhar
em equipe com todos “remando” na mesma direção. Em resumo, temos três
envolvidos: empresa, software house e contador.
Empresa: é a responsável pela entrega do SPED e, caso
algo saia errado, será a única prejudicada com multas e sanções fiscais. É
conveniente que estabeleça os contatos entre a software house e o contador e
acompanhe os resultados, intermediando o processo para evitar desgastes entre
as equipes. Outro ponto importante que precisa ficar claro para o empresário é
que o SPED é uma “nova” obrigação fiscal. É comum que as softwares houses ou os
contadores cobrem por esse “novo” serviço, pois é uma tarefa que exigirá a
adequação do sistema e o acompanhamento da legislação com suas respectivas
atualizações.
Software house: geralmente é quem controla as operações
de compra, venda, estoque e financeiro da empresa, por isso é detentora de
inúmeros dados necessários ao SPED. É conveniente que exporte essas informações
para o sistema fiscal da contabilidade e, atualmente, o caminho mais
conveniente é fazer isso através do próprio leiaute do SPED. Mas atenção, esse SPED
não precisa estar completo, nem ser validado pelo “Programa Validador da
Escrituração Fiscal Digital”, uma vez que o seu destino não será a Receita
Federal e sim, simplesmente, o sistema fiscal do escritório de contabilidade.
Esse SPED conterá as informações que o sistema de gestão da software house já
armazena.
Contador: de forma geral, é o responsável pela apuração
dos impostos através dos recursos de seu sistema fiscal. Devido à grande
quantidade de informações necessárias ao SPED, vem se tornando inviável a
digitação dos dados fornecidos pelas empresas e é nesse momento que o contador
precisa do apoio da software house. Praticamente todos os sistemas fiscais do
mercado permitem a importação de dados. O problema é que cada um oferecia seu
próprio leiaute de importação, dificultando a integração entre os sistemas de
gestão das empresas e os sistemas fiscais dos contadores. Com a obrigatoriedade
do SPED ocorreu uma padronização no mercado e, hoje, a grande maioria dos
sistemas fiscais importam informações através do leiaute SPED. Dessa forma, um
bom caminho é que o contador importe as informações fiscais através desse
padrão e, em seguida, faça a complementação necessária para apuração dos
impostos através do seu sistema fiscal e, finalmente, a respectiva geração do
arquivo SPED para a Receita Federal.
Em pelo menos uma coisa já há o consenso entre os três
envolvidos, gerar o SPED de forma completa e correta não é uma tarefa simples.
Pesquisas realizadas recentemente mostram que 96,3% dos entrevistados ainda
necessitam investir mais recursos, profissionais e consultoria externa, para
conseguir cumprir as obrigações exigidas pelo SPED. Outra pesquisa, ainda mais
alarmante, mostra que 98% dos dados já enviados pelo SPED à Receita Federal não
seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações.
Bom, acho que é conveniente que a software house exporte
as informações que armazena em seu sistema de gestão através do leiaute SPED e
entregue esses arquivos para que o contador possa importá-los em seu sistema
fiscal. Este, por sua vez, se encarregará de fechar a apuração dos impostos e
gerar o SPED novamente, só que agora, de forma completa e correta para ser
entregue ao fisco. Ao empresário caberá a responsabilidade de acompanhar esse
processo e, claro, pagar a “nova” conta.
Fonte: Diário do Comércio
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